TUGAS RESUME PENGANTAR BISNIS BAB 5

BAB 5

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

            Organisasi merupakan hal yang penting dari sebuah kegiatan atau usaha. Suatu kerjasama dalam organisasi sangat bergantung pada kerjasama tim. Jika salah satu anggota tidak sempurna mengerjakan sesuatu, maka dapat menimbulkan akibat yang fatal.

APAKAH  yang DIMAKSUD dengan ORGANISASI???

            Dalam berbagai aktivitas, diperlukan suatu organisasi yang mengatur kerjasama antar anggota. Jangankan manusia, hewan sekalipun membutuhkan organisasi. Banyak keberhasilan suatu usaha yang dipengaruhi oleh keberhasilan organisasi dalam usaha tersebut.

            Menurut Boone Kurtz, organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Selain itu, organisasi mencakup tiga elemen pokok, yaitu interaksi manusia, kegiatan mengarah pada tujuan, dan struktur. Perusahaan sederhana atau kecil, fungsi pengorganisasiannya pun masih sangatlah sederhana. Namun, semakin tumbuh dan maju suatu perusahaan, maka pengorganisasian pun sangat dibutuhkan.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

ORGANISASI FORMAL

            Merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Struktur formal dibuat untuk meliputi pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap yang anggotanya bertanggung jawab terhadap pekerjaannya masing-masing dan merupakan bagian yang dapat dilihat dalam bagan organisasi. Faktor yang harus diperhatikan diantaranya; wewenag; tanggung jawab; pertanggung jawaban; delegasi; dan koordinasi.

ORGANISASI INFORMAL

            Adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Hubungan ini terjadi karena adanya interaksi manusia dan membentuk keakraban. Komunikasi dalam hubungan ini berjalan cepat dari mulut ke mulut yang disebut sistem tanaman rambat. Komunikasi yang terjadi bisa hanya rekayasa, dilebih-lebihkan atau dikurang-kurangkan. Kelompok kerja yang terdapat dalam organisasi dibagi dalam tiga kelompok, yaitu;

·         Anggota-anggota kelompok dalam ( inner group )

·         Anggota-anggota kelompok pinggir

·         Anggota-anggota kelompok luar ( out group )

SENTRALISASI VS DESENTRALISASI

Organisasi yang Disentralisir

            Merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat,biasanya eksekutuif puncak. Beberapa kebaikannya; pengendalian yang lebih efektif; memperpendek jangka pengambilan keputusan; memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam. Sedangkan kerugiannya; beban kerja pada eksekutif pusat akan semakin berat jika perusahaan bertambah pusat; hanya memberi pengalaman yang sedikit pada manajer muda dalam pengambilan keputusan.

Organisasi yang Didesentralisir

            Merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanankan pada jenjang tertinggi. Beberapa perusahaan mendesentralisasikan pengambilan keputusannya karena mereka tahu bahwa kondisi dari pabrik ke pabrik berbeda.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

Setiap organisasi akan terlebih dahulu memusatkanperhatian pada kegiatan-kegiatan utama untuk mencapai tujuan. Koordinasi tentang kegiatan setiap karyawan merupakan tanggung jawab yang lain dari manajemen karena mereka harus “kompak”.

PEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI

            Struktur organisasi formal terdiri dari 3 elemen, yaitu;

1.      Interaksi kemanusiaan

2.      Kegiatan yang terarah pada tujuan

3.      Struktur

Tujuan perusahaan yang berupa menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing pada konsumen. Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual. Sehingga tujuan-tujuan itu dipecah kedalam tujuan-tujuan khusus.

Hierarki Tujuan

            Berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan khusus yang ditetapkan oleh karyawan. Jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya kekomplekkan perusahaan.

Departementalisasi

            Pembentukan struktur organisasi dimulai dari menganalisis kegiatan-kegiatan utama organisasi.

Wewenang dan Tanggung Jawab

            Pendelegasian adalah tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan. Manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas dan diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab itu dan setelah semua itu, bawahan akan memberikan pertanggung jawaban.

Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada Di Bawah Seorang Manajer???

            Jumlah optimal bawahan yang diperlukan oleh atasan disebut rentangan pengendalian. Faktor-faktor krisis yang mempengaruhi rentangan pengendalian adalah;

1.      Jenis pekerjaan

2.      Pelatihan karyawan

3.      Kemampuan manajer

4.      Efektifitas komunikasi

Menjamin Komunikasi yang Efektif

            Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak seiring dengan berkembangnya suatu perusahaan.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

            Seorang filusuf dan sejarahwan Inggris bernama C. Northcote Parkinson menjelaskan dalam bukunya, Parkinson’s law: “pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya”. Ia menerapkan hukumnya pada organisasi dan menggambarkan bagaimana jumlah karyawan dalam sebuah perusahaan meningkat selama satu periode mengikuti pekerjaan yang dilakukan. Menurut beliau, kecenderungan menambah karyawan disebabkan oleh beberapa sebab, yaitu;

1.      Keinginan manajer untuk membuat “kerajaan”

2.      Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

            Dalam suatu organisasi, pastilah terjadi hubungan. Semakin banyak dan maju suatu organisasi, semakin banyak pulalah hubungab yang akan terjadi. Oleh karena itu, perlulah dibuat bagan untuk menggambarkan situasi hubungan tersebut. Bagan itu disebut dengan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasarnya adalah pembagian kekuasaan ( authority ) dan tanggung jawab ( responsibility ). Bentuk organisasi, diantaranya; organisasi garis ( line organization ); organisasi garis dan staff ( line and staf organization ); organisasi fungsional ( functional organization ); komite ( comitte ) dan organisasi matrik.

ORGANISASI GARIS

            Menunjukkan bahwa bagian yang paling atas adalah orang yang sibuk dan ahli dalam berbagai macam kegiatan. Apabila kegiatan yang ada sudah sangat kompleks dan luas, tidak mungkin lagi dilakukan oleh satu orang saja. Oleh karena itu, organisasi ini biasanya diterapkan di perusahaan kecil.

a.      Kebaikan Organisasi Garis

·         Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah

·         Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan

·         Pimpinan dapat lebih cepat memberi perintah

·         Menghemat biaya

b.      Keburukan Organisasi Garis

·         Sering terdapat birokrasi sehingga dapat menghambat jalannya perusahaan

·         Tidak adanya spesialisasi dalam pemberian tugas

·         Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian

Organisasi Garis Dan Staff

            Merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Struktur organisasi ini baik dipakai oleh perusahaan sedang dan besar. Tugas kepala akan semakin berat, oleh karena itu diperlukan tenaga-tenaga ahli yang dapat memberi saran dan fungsi maka itu dibuatlah staff.

            Hubungan-hubungan yang terjadi antara pimpinan dan bawahan disebut dengan hubungan garis. Hubungan yang terjadi antara manajer manajer pengiklanan dan manajer penelitian adalah tidak langsung. Oleh karena itu disebut hubungan staff.

a.      Kebaikan Organisasi Garis dan Staff

·         Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya

·         Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan

·         Staf dapat mendidik para petugas

·         Adanya kesatuan dalam pimpinan

b.      Keburukan Organisasi Garis dan Staff

·         Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah

·         Dapat menimbulkan anggapan bahwa staff dapat lebih dipercaya dibandingkan atasan

·         Staf dapat juga disalahkanapabila saran yang diberikan tidak mendapatkan hasil

ORGANISASI FUNGSIONAL

            Dalam organisasi ini, manajer adalah spesialis atau ahli dan bawahannya mempunyai beberapa pimpinan. Frederick W Taylor dengan Scientific Managementnyat telah mengemukakan ide tentang organisasi fungsional untuk sebuah pabrik. Fungsi-fungsi perencanaan dan administrasi dipegang oleh Time and Cost Clerk, Instruction Card Clerks, dan Order of Work Clerk. Sedangkan Gang Boss, Speed Boss, Repair Boss, dan Inspectormengerjakan kegiatan produksidi pabrik; Disciplinary bertugas memelihara kepatuhan terhadap semua peraturan yang ada bagi para pekerja maupun pimpinan.

a.      Kebaikan Organisasi Fungsional

·         Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya

·         Tugas para manajer menjadi lebih ringan

b.      Keburukan Organisasi Fungsional

·         Membingungkan para pekrja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah

·         Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan pimpinan

·         Kesulitan yang timbul tidak bisa cepat diatasi

·         Kurangnya koordinasi dapat menimbulkan perselisihan

ORGANISASI KOMITE

            Sering digunakan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan dan dapat dibentuk di semua bagian dalam organisasi. Dalam membentuk komite, harus memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut;

1.      Susananya bersifat santai dan informal

2.      Semua anggota ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya

3.      Komite mengetahui tentang tugas yang dibebankan kepadanya

4.      Anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota lain

5.      Keputusan diambil secara konsensus

6.      Anggota bebas mengemukakan pendapat

7.      Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain

a.      Kebaikan Organisasi Komite

·         Suatu forum untuk saling bertukar pendapat

·         Keputusan ditentukan bersama-sama

·         Menciptakan koordinasi yang lebih baik

·         Meningkatkan pengawasan karena dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana

b.      Keburukan Organisasi Komite

·         Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan

·         Keharusan untuk berkompromi

·         Sering menimbulkan kesimpang siuran

·         Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan

ORGANISASI MATRIK

            Organisasi matrik juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian berbeda distukan untuk mengerjakan proyek khusus. Kebaikan utama dari organisasi matriks adalah keluwesan dan kemampuannya untuk memusatkan sumber-sumber pada masalah atau proyek.

a.      Kebaikan Organisasi Matrik

·         Luwes

·         Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik

·         Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada

b.      Keburukan Organisasi Matrik

·         Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan tradisional

·         Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim

·         Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer bagian lain

PELAKU PENGORGANISASIAN

            Manusia adalah sumber utama dari setiap perusahaan. Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi kelompok kerja, motivasi, sikap pekerjaan, dan kepemimpinan.

KELOMPOK KERJA

            Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa dan merupakan satu kelompok. ( verton a musselman and john h jackson ). Dalam kelompok, setiap anggotanya mesti mempunyai kebutuhan, dapat berupa; kebutuhan berkomunikasi; kebutuhan mempertahankan harga dan kepentingan ekonomi; dan kebutuhan akan keamanan dan perlindungan. Dan keanggotaan bergantung pada beberapa hal, diantaranya; keakraban satu sama lain; kepentingan bersama; pekerjaan serupa; dan persahabatan.

MOTIVASI

            Motivasi merupakan motif internyang menyebabkan seseorang akan melakukan apa yang mereka kehendaki.

Jenjang Kebutuhan Karyawan

            Menurut Abraham M. Maslow, kebutuhan seseorang yang belum terpenuhi tidak akan  lama  menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator. Teori dasar motivasi menurut beliau menekankan kepada dua ide dasar, yaitu;

1.      Orang yang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2.      Kebutuhan manusai dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika suatu kebutuhan terpenuhi, maka kebutuhan lain yang lebih tinggi tingkatannya akan muncul dan memerlukan untuk dipenuhi.

PEKERJAAN dan SIKAP JABATAN

            Kepuasan jabatan mungkin merupakan sikap jabatan yang paling banyak diteliti. Ini mencakup sikap ke arah supervisi kerja, pembayaran, mitra karyawan, dan promosi. Oleh Musselmah dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemenuntuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalahdalam angkatan kerja organisasi. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkam kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak hal yang sama.

KEPEMIMPINAN

            Kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan suatu pekerjaan. Beberapa penelitian telah membuktikan bahwa tidak ada satu cara terbaik untuk memimpin karyawan. Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan suatu iklim kerja bagi karyawan.

           

TUGAS PENGANTAR BISNIS BAB 4

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

PENEGERTIAN MANAJEMEN

ARTI DAN FUNGSI MANAJEMEN

          Banyak para ahli telah mendefinisikan tentang pengertian dari manjemen, dan semua itu berbeda-beda. Namun pada hakekatnya, semua itu adalah menjurus ke arah yang sama, yang membedakan adalah latar belakangkeahlian masing-masing. Menurut profesor Oei Liang Lee, Manajemen adalahilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, serta mengawasi tenaga manusia dengan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

            Manajemen mempunyai 5 fungsi, yaitu;

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Pengarahan

4.      Pengkoordinasian

5.      Pengawasan

Mekanisme kerja berawal dari adanya kebutuhan dan keinginan serta informasi. Untuk mencapai suatu tujuan bekerja, seseorang harus mempunyai perencanaan yang secara garis besar menggambarkan tentang, apa; bagaimana; mengapa; dan kapan dilakukan, setelah perencanaan tersebut disusun, barulah ditentukan siapa yang akan melakukan dan segala sesuatu yang dianggap penting untuk berjalannya usaha ini. Walaupun orang yang telah ditentukan untuk mengelola usaha ini sudah terorganisir, belum tentu kegiatan yang dilakukan sama satu dengan yang lainnya. Butuh pengarahan untuk memperlancar jalannya usaha ini dan mencapai tujuan yang telah ditentukan secara maksimal.

Dalam suatu usaha, kegiatan-kegiatan akan disatukan dalam suatu wadah fungsi. Tentu saja fungsi yang dilakukan berbeda-beda. Oleh karena itu, perlu dikoordinasikan agar tidak terdapat kontradiksi antara satu fungsi dengan fungsi yang lainnya. Dalam suatu usaha, pasti ada rencana. Dan rencana itu akan dilaksanakan dalam waktu mendatang. Dimana tidak ada kepastian untuk kelangsungan hidup suatu perusahaan. Sehingga segala sesuatu harus di persiapkan dalam hal yang matang. Agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan tidak terlampau jauh, harus dilakukan pengawasan/pengendalian. Selain itu, pengawasan juga dilakukan untuk mencegah penyimpangan itu terjadi.

JENJANG MANAJEMEN

Perusahaan-perusahaan pada umumnya mempunyai tiga jenjang manajemen. Diantaranya:

a.       Manajemen puncak atau eksekutif.

Manajer senior atau eksekutif kunci yang mempunyai pengalaman bertahun-tahun, meliputi dewan direktur, direktur utama, atau chief executive office ( CEO ) dan pimpinan lain. Bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan penting tentang hal-hal yang berpengaruh pada kelangsungan hidup perusahaan.

b.      Manajemen madya atau administratif.

Meliputi pimpinan pabrik atau manajer divisi. Mempunyai tanggung jawab dalam masalah penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c.       Manajemen operasional atau supervisor.

Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh manajemen madya dan sering disebut supervisor garis pertama. Bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

GERAKAN MANAJEMEN ILMIAH

            Sekitar tahun 1885, Frederick W Taylor (1856-1915) telah mempelajari tentang metode kerja pertama kali. Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Dalam bukunya, The Principles Of Scientific beliau mengemukakan beberapa prinsip pekerjaan dengan efisien, yaitu:

v  Prinsip 1; Semua pekerjaan dapat diobservasi  dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

v  Prinsip 2; Orang yang memangku jabatan dipilih dan dilatih secara ilmiah.

v  Prinsip 3; Menggaji pemegang jabatan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

v  Prinsip 4; Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

Taylor mengemukakan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun dan masyarakat mempunyai minat yang besar untuk mempelajari manajemen.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

            Dalam hal ini, kita akan membahas lima sekolah, diantaranya;

»        Sekolah Klasik ( Clasical School )

Berawal dari adanya teori klasik yang mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah ini telah memberi saran tentang fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dibagi kedalam sub-sub fungsi yang selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.

»        Sekolah Perilaku ( Behavioral School )

Disebut juga leadership, human relations, atau behavioral sciences of management yang telah populer tahun 1950-an. Memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia dan memotivasi bawahan mereka. Sekolah ini menarik beberapa disiplin, yaitu psikologi, dan sosiologi  sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.

»        Sekolah Ilmu Manajemen ( Management Science School )

Melibatkan matematik dan statistik yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian yang mewakili wakil dari realitas.

ANALISIS SISTEM

Berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membuat sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan yang digunakan untuk menyelesaikan masalh-masalah bisnis dengan mengidentifikasikan bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka. Analisis sistem dapat menangani lebih banyak informasi namun tidak menghilangkan kebutuhan bagi para manajer untuk melakukan tugas-tugas manajemen mereka.

MANAJEMEN HASIL

            Management By Objective / MBO yang dikemukakan oleh Peter Drucker pada 1950-an, adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan dan mwrupakan falsafah untuk menunjukkan nilai pelaksanaan. MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku karyawan, dan menganggap bahwa hasil yang dibuat oleh karyawan atau manajer adalah sesuatu yang penting, bukannya seberapa besar kesibukan mereka.MBO juga dapat meningkatkan komunikasi antara atasan dan bawahannya..

            Selain itu, MBO juga mempunyai beberapa keburukan, diantaranya; untuk beberapa tugas, sulit untuk ditentukan tujuan yang tepat, akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi, bukan merupakan suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen, dan tujuan seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

          Merupakan suatu yang penting diantara fungsi-fungsi manajemen yang lainnya. Untuk mendukung kegiatan manajerial, fungsi perencanaan harus dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi yang lainnya. Adapun sifat-sifat yang yang lain dari fungsi perencanaan, yaitu; sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

BENTUK-BENTUK PERENCANAAN

a.      Tujuan ( Objective )

Merupakan suatu sasaran kegiatan akan diarahkan dan diusahakan agar dapat tercapai dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

b.      Kebijakan ( Policy )

Suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi

Tindakan penyesuaian diri dari rencana yang dibuat. Dalam membuat strategi, perlu memperhatikan hal-hal berikut; ketepatan waktu, ketepatan tindakan, dsb.

d.      Prosedur

Rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan dalam waktu mendatang dan lebih menitik beratkan pada suatu tindakan.

e.       Aturan ( Rule )

Suatu tindakan spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.aturan-aturan yang yang saling berkaitan dan dapat dikelompokkan disebut prosedur.

f.        Program

Campuran antara kebijakan prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran. Dalam organisasi, biasanya program dibuat menjadi dua macam, program umum yang meliputi seluruh organisasi, sedangkan organisasi khusus hanya mencakup kegiatan-kegiatan dari masing-masing bagian dalam sebuah organisasi.

KEGUNAAN PERENCANAAN

a.      Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang

Waktu yang akan datang bersifat statis tetapi selalu berubah secara dinamis dan dapat berubah-ubah. Perencanaan merupakan suatu standard dalam penentuan kegiatan apa yang akan dilakukan dalam waktu mendatang. Dalam hal ini, yang penting adalah memilih suatu cara yang tepat untuk mencapai tujuan.

b.      Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

Perencanaan dibuat sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang hendak dicapai.

c.       Memperingan Biaya

Semua kegiatan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien dengan cara menghemat-hemat pengeluaran.

d.      Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

Pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakuakn dengan apa yang direncanakan.

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN PERENCANAAN

a.      Menetapkan Tujuan

Lebih dulu dibuat dalam bentuk umum,kemudian baru dipecah menjadi tujuan-tujuan sesuai bagiannya. Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dan apa yang harus dikerjakan serta apa yang harus dicapai pada suatu waktu setelah dibuatnya pola kerja ( network ) daripada kebijakan, strategi, prosedur, aturan, anggaran, dan program.

b.      Menyusun Anggapan-anggapan ( premising )

Menciptakan, mencari kesesuaian pengguna dan menyebarkan anggapan perencanaan. Anggapan-anggapan yang dicari adalah yang dapat mempengaruhi suatu rencana baik dari luar maupun dari dalam, dengan mengadakan peramalan ( forecasting ).

Disebut juga faktor-faktor lingkungan, yang dapat bersifat terawasi ( dari dalam perusahaan ) atau tidak terawasi ( dari luar perusahaan ), yang bersifat kuantitatif ( dapat diperhitungkan ) atau kualitatif ( tidak dapat dihitung dengan angka ).

c.       Menentukan Berbagai Macam Aletrnatif Tindakan

Adakala cara-cara yang dilakukan oleh perusahaan tidak sesuai dengan kondisi perusahaan, oleh karena itu, diperlukan cara-cara yang sesuai dengan kondisi perusahaan.

d.      Mengadakan Penilaian Terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih

Dilakukan untuk mencari usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan diambil untuk memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu, disini berlaku prinsip ekonomi.

e.       Mengambil Keputusan

Setelah semua tahap dilakukan, barulah akan ditentukan alternatif mana yang akan diambil yang diharapakan dapat mencapai tujuan. Disinilah akan dibutuhkan pengambilan keputusan.

f.        Menyusun Rencana Pendukung

Walaupun semua langkah telah dilaksanakan, tetap saja diperlukan rencana pendukung untuk memaksimalkan kegiatan usaha.

PERENCANAAN MERUPAKAN PROSES PENDEKATAN YANG RASIONAL

            Dengan berbagai macam langkah yang telah ditempuh, dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang. Segala sesuatu harus diperhatikan dan diperhitungkan matang-amatang agara sesuatu yang tidak duharapkan tidak akan terjadi serta tujuan yang akan dicapai bisa tercapai secara maksimal.

JANGKA WAKTU PERENCANAAN

            Menurut jangka waktunya;

a.       Perencanaan jangka panjang; perencanaan pembangunan indonesia dua puluh lima tahun lagi yang dinamakan dengan Era Pembangunan.

b.      Perencanaan jangka menengah; perpecahan dari pembangunan dua puluh lima tahun lagi.

c.       Perencanaan jangka pendek; perencanaan pembangunan tahunan. Tidak selamanya jangka pendek mempunyai waktu maksimal selama setahun, namun tergantung pada persepsi dari si rencana.

Ketiga perencanaan diatas mempunyai hubungan yang terikat satu sama yang lain yang bersifat integral.

FAKTOR-FAKTOR  YANG MEMBATASI PERENCANAAN

            Walaupun perencanaan bersifat kebaikan-kebaikan, namun juga memiliki kelemahan-kelemahan yang disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu;

a.      Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti

Waktu yang akan datang bersifat statis, dapat berubah-ubah dan tidak dapat diprediksi. Oleh karena itu, sulit juga menentukan anggapan yang tepat pula. Dan sedapat mungkin mencegah adanya penyimpangan. Oleh karena itu butuh peramalan dengan mengikutsertakan beberapa anggapan.

b.      Perubahan yang Sangat Cepat

Perubahan yang terlalu cepat mungkin tidak dapat diduga walaupun sudah diadakan peramalan dan penjadwalan. Hal ini akan membatasi perencanaan.

c.       Kekakuan Internal

Dapat berupa; kekakuan psikologis, kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan, dan kekakuan sumber daya dan dana.

·         Kekakuan psikologis

Seseorang yang sudah mempunyai pendapat, kadang-kadang akan susah untuk diubah, sedangkan keadaan itu bersifat tidak statis, tetapi dinamis yang menuntut pola pikir yang dinamis pula.

·         Kekauan Karena Adanya Prosedur dan Kebijakan

Suatu prosedur akan sulit diubah jika pada dasarnya orang-orang menerimanya. Ini terjadi karena adanya perubahan yang menuntut adanya penyesuaian yang berpengaruh pada psikologis seseorang.

·         Kekakuan Sumber Daya dan Dana

Jika modal ditanamkan untuk aktiva tetap, jika terjadi perubahan akan sulit untuk disesuaikan karena investasi itu harusnya ada sebuah anggarannya.

d.      Kekakuan Eksternal

Sangat sulit diawasi karena menyangkut beberapa hal, yaitu; sosial-politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian, dsb, yang sangat membatasi suatu perencanaan.

e.       Waktu dan Biaya

Dalam hal ini, perlu diadakan prioritas waktu dan kegiatan karena kemampuan manusia untuk memanajemen waktu sangat terbatas. Faktor biaya juga sangat bergantung, karena semakin lama waktu yang dipakai, maka semakin banyak pula biaya yang dikeluatkan.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

a.      Syarat Pengambilan Keputusan

Ø  Harus berusaha untuk dapat mencapai tujuan  yang tidak tercapai tanpa tindakan yang positif.

Ø  Harus dapat mengetahui tentang tujuan yang hendak dicapai beserta kekurangannya.

Ø  Harus mempunyai kemampuan-kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian sebagai alternatif pengambilan keputusan.

Ø  Harus bersikap optimis dan kemauan yang kuat untuk mengambil alternatif yang terbaik.

b.      Alat Pengambilan Keputusan

Operation Research, Teori Probabilitas, Linier Programming. Selain alat-alat tersebut, ada pula teknik lain yang dapat diambila pada waktu yang tidak tentu, yaitu;

Ø  Analisi Resiko

Dalam memasarkan produk contohnya, harus mempertimbangkan masalah variabel krtis, ( biaya pengenalan, biaya produksi, dll ).

Ø  Pohon Keputusan

Melihat berbagai arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan. Suatu keputusan yang diambil dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan.

PENGORGANISASIAN

PENGERTIAN

            Komponen-komponen pokok suatu organisasi; personalia, fungsi, dan faktor-faktor fisik. Ditinjau dari segi fisiknya, pengorganisasian adalah usaha untuk menyusun komponen-komponen tersebut, sehingga dapat dijadikan suatu sarana pencapaian tujuan. Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan berbagai fungsi, yaitu;

Ø  Hubungan Informal; hubungan yang timbulnya tidak sengaja, hubungan yang tidak resmi, hubungan diluar pekerjaan atau tugas.

Ø  Hubungan Formal ( kebalikan dari hubungan informal ). Terdapat tiga hubungan dasar;

1.      Tanggung Jawab; kewajiban-kewajiban untuk melaksanakn tugas yang telah ditetapkan dengan sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima.

2.      Wewenang; hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang dan meminta seseorang untuk melakukan sesuatu.

3.      Pertanggung-jawaban; hasil pekerjaan yang telah dicapai dimana hasil pekerjaan tersebut harus dilaporkan kepada pihak yang berwenang.

POLA HUBUNGAN antar KOMPONEN ORGANISASI

            Harus terdapat pembagian tanggung jawab secara jelas. Sedangkan tanggung jawab itu tidak akan didapat dibebankan jika tidak ada hak-hak untuk melaksanakannya.

RENTANGAN KEKUASAAN

            Munculnya rentangan tugas ini disebabkan oleh adanya keterbatasan kemampuan seseorang. Rentangan kekuasaan ditetapkan untuk mengetahui kemampuan seseorang memimpin dam mengatur beberapa bawahannya yang dipengaruhi jumlah bawahannya itu. Hubungan antara pemimpin dan bawahan dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor;

a.       Latihan Dari Bawahan

b.      Pendelegasian Wewenang

c.       Perencanaan

d.      Teknik Komunikasi

DASAR-DASAR PENGGOLONGAN BAGIAN DIDALAM ORGANISASI

a.       Didasarkan pada suatu angka

b.      Didasarkan pada waktu

c.       Didasarkan pada fungsi perusahaan

d.      Didasarkan pada luas daerah operasi

e.       Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan

f.       Didasarkan pada jenis langganan

KARAKTERISTIK STRUKTUR ORGANISASI

a.       Keseimbangan dalam organisasi; bilamana keadaan masing-masing bagian dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai.

b.      Fleksibel; kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.

PENGARAHAN

PRINSIP-PRINSIP PENGARAHAN

            Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan berpegang pada beberapa prinsip, yaitu; prinsip mengarah kepada tujuan, prinsip keharmonisan dengan tujuan,prinsip kesatuan komando.

CARA-CARA PENGARAHAN

a.       Orientasi; cara pengarahan dengan memberikan informasi yangperli agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Beberapa informasi yang dapat diberikan oleh orientasi antara lain; tugas itu sendiri, tugas lain yang ada hubungannya, ruang lingkup tugas, delegasi wewenang, cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja, hubungan antara masing-masing tenaga kerja, dsb.

b.      Perintah; merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa; perintah umum dan khusus, perintah lisan dan tertulis, perintah formal dan informal.

c.       Delegasi wewenang; pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.

KOMUNIKASI

            American Training Director memberikan definisi tentang komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antara manusia-manusia secara serasi. Definisi Newman, mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat, dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan yang lainnya.

            Untuk ,engadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, majalah, dll. Atau dapat juga menggunakan merk, label, katalog, dsb. Beberapa prinsip komunnikasi: komunikasi harus jelas, prinsip integritas, prinsip penggunaan organisasi informal. Komunikasi dapat besifat ekstern, ( yang terjadi antara organisasi dengan suatu lembaga lain ), atau bersifat intern, ( komunikasi yang dilakukan oleh individu dalam suatu organisasi ).

MOTIVASI

            Bagi para pelaksana pekerjaan, perlu adanya dorongan atau motivasi untuk dapat menambah niat dan kemauan untuk melakukan tugas secara maksimal. Motivasi ( dorongan ) yang dilakukan oleh para atasan akan membantu kinerja kerja para bawahan. Jenis motivasi terbagi menjadi dua yaitu;

a.       Motivasi Positif ; proses mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

b.      Motivasi Negatif ; mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang.

PENGKOORDINASIAN

            Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika mereka memahami masing-masing tugas mereka.

PRINSIP-PRINSIP KOORDINASI

a.      Prinsip Kontak Langsung

Menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal dan dapat terjadi pertukaran gagasan dan pendapat yang bisa dikemukakan secara lebih detail.

b.      Prinsip Penekanan Pada Pentingnya Koordinasi

Jika koordinasi terjadi kurang baik, maka akan menimbulkan kemungkinan adanya penyimpangan. Oleh karena itu, koordinasi itu penting untuk dibuat diawal-awal suatu organisasi dibangun.

c.       Hubungan Timbal Balik Antara Faktor-Faktor yang Ada

Masing-masing individu bekerja pada lingkungan nya, yang tentu akan memberikan pengaruh terhadap orang lain yang ada disekitarnya dan juga terhadap organisasi yang dinaunginya. Oleh karena itu, diperlukan timbal balik dari hasil kerja sama yang dilakukan oleh mereka.

PELAKSANAAN FUNGSI KOORDINASI

            Ada dua cara yang dapat ditempuh untuk melaksanakan fungsi koordinasi, yaitu;

a.       Menjamin bahwa kondisi lingkungan akan dapat membantu memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b.      Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

PENGERTIAN

            Merupakan fungsi terakhir yang harus dilakukan dalam manajemen. Kita dapat mengetahui tentang hasil yang telah dicapai dengan cara membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, dan melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi kita dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai, sesuai atau tidak dengan rencana yang telah disusun. 

            Bila terjadi penyimpangan, biasanya akan terjadi perubahan-perubahan diantaranya perubahan besar, seperti;

a.       Penyusunan kembali rencana baru.

b.      Menetapkan sasaran terget baru.

c.       Perubahan struktur organisasi.

d.      Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai.

e.       Dsb

LANGKAH-LANGKAH PENGAWASAN

1.      Menciptakan Standard

Merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Ada dua macam standard, yaitu standard             kuantitatif  ( dinyatakan dalam satuan tertentu ), dan standard kualitatif ( dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh, dsb ).

2.      Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard

Mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi dan mengetahui adanya gejala-gejalatentang semakin besarnya penyimpangan itu terjadi.

3.      Melakukan Tindakan Koreksi

Untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta haisl kerja yang tidak sesuai dengan rencana dan standardnya. Urutan kegiatan dalam koreksi;

a.       Menghayati masalah-masalah.

b.      Mencari kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaikki adanya kesalahan.

c.       Mengadakan penilaian terhadap kemungkinan tersebut.

d.      Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

SYARAT-SYARAT PENGAWASAN YANG BAIK

a.       Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan ( aktivis ).

b.      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi.

c.       Penyimpangan harus mempunyai pandangan kedepan.

d.      Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan.

e.       Pengawasan harus luwes/fleksibel.

f.       Dsb.